Оформление входящей и исходящей документации

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Основные этапы обработки исходящих документов: Составление проекта документа; Проверка правильности оформления проекта документа; Регистрация документа; Подшивка второго экземпляра копии документа в дело. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа: Составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора. Составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма27. При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.

Книга регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании.

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются: централизованная в службе ДОУ регистрация, прием, отправка документов; движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда; исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости; исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов; организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта. Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Прием, обработка и прохождение поступающих входящих документов Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа.

При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. Регистрация и учет поступающих входящих документов Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании.

Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ. Важно знать, что: Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1. Научные отчеты. Нормы и нормативы расхода материалов. Печатные издания книги, журналы, бюллетени. Поздравительные телеграммы, письма.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец, форма Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть: Различные рекламные листовки; Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность Упростить работу по обработке и учету корреспонденции; Ускорить срок выполнения указаний руководителя; Повысить дисциплину и производительность труда в организации. Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов: Входящих документов; Исходящих документов; Для внутренних документов. Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Форма Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Регистрация входящей и исходящей документации 10. Вся поступающая в Общество корреспонденция регистрируется в журнале регистрации документов далее - журнал. В Журнале указывается название документа, дата его поступления, от кого поступил документ, исполнитель документа, которому передан документ.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия: Выберите папку "Входящие". Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы". Сохраните изменения. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются: централизованная в службе ДОУ регистрация, прием, отправка документов; движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда; исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости; исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов; организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Предыдущий урок: Согласование документов.

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи. Все виды отчетности.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

.

Обработка документов

.

10.3. Регистрация входящей и исходящей документации

.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Похожие публикации