Правила оформления приложения к официальному письму

Легкая, д. Допускаются следующие варианты: 18. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе если дата указывается несколько раз в тексте.

Какие бывают письма на почте Письмо как вид речевой деятельности Письмо Деду Морозу Виды писем делового назначения Одно из ключевых мест применения переписки — деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы. К базовым критериям классификации деловых писем относятся: Территориальный признак — в рамках города, страны или пары государств. Способ доставки — бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты. Статус субъектов — общение между юридическими и физическими лицами. Количество получателей — один объект или группа лиц. Предмет общения — вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие. Уровень регламентации — формальные со строгой структурой и неформальные послания.

Оформление приложений

Средний балл: 0 из 5 Темы: Карьера секретаря Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.

Оформление приложений к документам по всем правилам Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например: сопроводительное письмо и приложение к нему; основной документ и приложение связаны содержанием: договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа; приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа; приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом.

Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя.

В связи с этим специальный реквизит — отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом.

В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом. Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Например, если документ-приложение назван в тексте: Приложение: в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только первому основному адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам Как уже было сказано, на практике возникают ситуации, оформление которых не предусмотрено Стандартом.

Рассмотрим их. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах. В этом случае отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом: Приложение: 1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. То же на компакт-диске в 1 экз. Поскольку количество листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывают для контроля комплектности документов при их отправке и получении, при пересылке документов на электронных носителях достаточно указать количество самих носителей.

Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом: Приложение: Проект договора поставки электротехнической продукции на компакт-диске в 1 экз. Хотя нормативными правовыми актами не установлено особого порядка оформления сопроводительных писем и отметки о наличии приложения при пересылке конфиденциальных документов, на практике такие правила сложились.

Эти правила закрепляются в локальных нормативных актах правилах, положениях, инструкциях , которыми в организациях регламентируются вопросы конфиденциального делопроизводства. Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы: распорядительные документы постановления, решения, приказы, распоряжения , любые виды договоров, особенно гражданско-правовых, различные акты проверок, ревизий, экспертизы и др.

Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах. Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа. Оформление с одним приложением Оформление с несколькими приложениями Соответственно, на каждом приложении к основному документу оформляется отметка о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 6.

Поскольку гриф утверждения также содержит ссылку на основной документ например, приказ , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утв.

Если приложением к документу например, к приказу является утверждаемый документ положение, правила, инструкция, регламент и др. Янковая, канд.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)

Этот механизм используется в процессе официального опубликования Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо). В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом: минимальный отступ — 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу; если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху; отдельно нумеруется каждое приложение; в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов ; в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами; в левом нижнем углу — ваши должность, фамилия с инициалами и подпись; обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу. Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов когда они указываются по центру. Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента: вступительную часть краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель ; содержательную часть описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций ; резюмирующую часть краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата. Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны.

Средний балл: 0 из 5 Темы: Карьера секретаря Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа.

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя. Реквизит 18 - Заголовок к тексту Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок к тексту - это реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении.

Деловое письмо: виды, правила составления, образец и пример

Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы 2 января 2017 Средний балл: 0 из 5 Темы: Исходящие документы Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ. Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться. Из этой статьи вы узнаете: Обязательно ли составление перечня прилагаемых документов на отдельном листе; Правила оформления приложений к письму, согласно ГОСТ; Правила оформления отметки о приложении при отправке документации не только на бумажном носителе или при пересылке конфиденциальных документов; Общие требования оформления сопроводительных писем. Основные правила оформления приложений к письму Оформление приложений к письму — это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами. В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.

Приложения к документам

Оформление приложений к документу 2. Оформление приложений к документу Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом. Отметка о наличии приложений к документу печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста документа 1 - 2 межстрочными интервалами. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например: 1. Заключение на проект... Справка о доработке...

.

.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформлять приложения в дипломе
Похожие публикации